帶你了解會計憑證

會計憑證，簡稱憑證，是記錄經(jīng)濟活動，明確經(jīng)濟責任的書面證明。會計憑證是登記賬簿、進行會計監(jiān)督的重要依據(jù)。正確填制和認真審核會計憑證是財務管理不可缺少的基礎工作。任何企業(yè)、事業(yè)和行政單位在從事任何一項經(jīng)濟活動時，都必須辦理會計憑證，也就是由有關人員根據(jù)有關規(guī)定和程序填制和取得會計憑證，對整個經(jīng)濟活動過程作出書面記錄。有關部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字，表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負責。會計人員必須對已取得的會計憑證進行嚴格的審核，只有準確無誤的會計憑證才能作為登記各種賬簿的憑據(jù)。

會計憑證的種類

企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務內容非常復雜豐富，用以記錄、監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務的會計憑證，也必然是五花八門、名目繁多。為了具體地認識、掌握和運用會計憑證，首先要對會計憑證加以分類。按照會計憑證的填制程序和用途一般可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。

1、原始憑證

原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生、執(zhí)行或完成，用以明確經(jīng)濟責任，作為記賬依據(jù)的最初的書面證明文件，如出差乘坐的車船票、采購材料的發(fā)貨票、到倉庫領料的領料單等，都是原始憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的過程中直接產(chǎn)生的，是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的最初證明，在法律上具有證明效力，所以也可叫做“證明憑證”。原始憑證按其取得的來源不同，可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩類。

(一)自制原始憑證。

自制原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生、執(zhí)行或完成時，由本單位的經(jīng)辦人員自行填制的原始憑證，如收料單、領料單、產(chǎn)品入庫單等。自制原始憑證按其填制手續(xù)不同，又可分為一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證四種。

(1)一次憑證。一次憑證，是指只反映一項經(jīng)濟業(yè)務，或者同時反映若干項同類性質的經(jīng)濟業(yè)務，其填制手續(xù)是一次完成的會計憑證。如企業(yè)購進材料驗收入庫，由倉庫保管員填制的“收料單”；車間或班組向倉庫領用材料時填制的“領料單”；以及報銷人員填制的、出納人員據(jù)以付款的“報銷憑單”等等，都是一次憑證。

(2)累計憑證。累計憑證是指在一定期間內，連續(xù)多次記載若干不斷重復發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務，直到期末，憑證填制手續(xù)才算完成，以期末累計數(shù)作為記賬依據(jù)的原始憑證，如工業(yè)企業(yè)常用的限額領料單等。使用累計憑證，可以簡化核算手續(xù)；能對材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企業(yè)進行計劃管理的手段之一。

(3)匯總原始憑證。匯總原始憑證是指在會計核算工作中，為簡化記賬憑證的編制工作，將一定時期內若干份記錄同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證按照一定的管理要求匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項經(jīng)濟業(yè)務總括發(fā)生情況的會計憑證，如“發(fā)料憑證匯總表”、“收料憑證匯總表”、“現(xiàn)金收入?yún)R總表”等都是匯總原始憑證。

匯總原始憑證只能將同類內容的經(jīng)濟業(yè)務匯總填列在一張匯總憑證中。在一張匯總憑證中，不能將兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務匯總填列。匯總原始憑證在大中型企業(yè)中使用得非常廣泛，因為它可以簡化核算手續(xù)，提高核算工作效率；能夠使核算資料更為系統(tǒng)化，使核算過程更為條理化；能夠直接為管理提供某些綜合指標。

(4)記賬編制憑證。

記賬編制憑證是根據(jù)賬簿記錄和經(jīng)濟業(yè)務的需要編制的一種自制原始憑證。記賬編制憑證是根據(jù)賬簿記錄，把某一項經(jīng)濟業(yè)務加以歸類、整理而重新編制的一種會計憑證。例如在計算產(chǎn)品成本時，編制的“制造費用分配表”就是根據(jù)制造費用明細賬記錄的數(shù)字按費用的用途填制的。

(二)外來原始憑證。

外來原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟往來關系時，從外單位取得的憑證。外來原始憑證都是一次憑證。如企業(yè)購買材料、商品時，從供貨單位取得的發(fā)貨票，就是外來原始憑證。

2、記賬憑證

記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，用來確定經(jīng)濟業(yè)務應借、應貸的會計科目和金額而填制的，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。在前面的章節(jié)中曾指出，在登記賬簿之前，應按實際發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的內容編制會計分錄，然后據(jù)以登記賬簿，在實際工作中，會計分錄是通過填制記賬憑證來完成的。

由于原始憑證來自不同的單位，種類繁多，數(shù)量龐大，格式不一，不能清楚地表明應記入的會計科目的名稱和方向。為了便于登記賬簿，需要根據(jù)原始憑證反映的不同經(jīng)濟業(yè)務，加以歸類和整理，填制具有統(tǒng)一格式的記賬憑證，確定會計分錄，并將相關的原始憑證附在后面。這樣不僅可以簡化記賬工作、減少差錯，而且有利于原始憑證的保管，便于對賬和查賬，提高會計工作質量。

記賬憑證按其適用的經(jīng)濟業(yè)務，分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類。

(一)專用記賬憑證，是用來專門記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否與現(xiàn)金和銀行存款的收付有無關系，又分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種。

(1)收款憑證。收款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務的憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務的原始憑證填制的。

(2)付款憑證。付款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務的憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務的原始憑證填制的。

收款憑證和付款憑證是用來記錄貨幣收付業(yè)務的憑證既是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細分類賬及總分類賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收、付款項的依據(jù)。出納人員不能依據(jù)現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務的原始憑證收付款項，必須根據(jù)會計主管人員或指定人員審核批準的收款憑證和付款憑證收付款項，以加強對貨幣資金的管理，有效地監(jiān)督貨幣資金的使用。

(3)轉賬憑證。轉賬憑證是用來記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務無關的轉賬業(yè)務(即在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時不需要收付現(xiàn)金和銀行存款的各項業(yè)務)的憑證，它是根據(jù)有關轉賬業(yè)務的原始憑證填制的。

轉賬憑證是登記總分類賬及有關明細分類賬的依據(jù)。

(二)通用記賬憑證。

通用記賬憑證的格式，不再分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，而是以一種格式記錄全部經(jīng)濟業(yè)務。

在經(jīng)濟業(yè)務比較簡單的經(jīng)濟單位，為了簡化憑證可以使用通用記賬憑證，記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟業(yè)務。

記賬憑證按其包括的會計科目是否單一，分為復式記賬憑證和單式記賬憑證兩類。

(1)復式記賬憑證。

復式記賬憑證又叫做多科目記賬憑證，要求將某項經(jīng)濟業(yè)務所涉及的全部會計科目集中填列在一張記賬憑證上。復式記賬憑證可以集中反映賬戶的對應關系，因而便于了解經(jīng)濟業(yè)務的全貌，了解資金的來龍去脈；便于查賬，同時可以減少填制記賬憑證的工作量，減少記賬憑證的數(shù)量；但是不便于匯總計算每一會計科目的發(fā)生額，不便于分工記賬。上述收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的格式都是復式記賬憑證的格式。

(2)單式記賬憑證。

單式記賬憑證又叫做單科目記賬憑證，要求將某項經(jīng)濟業(yè)務所涉及的每個會計科目，分別填制記賬憑證，每張記賬憑證只填列一個會計科目，其對方科目只供參考，不據(jù)以記賬。也就是把某一項經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄，按其所涉及的會計科目，分散填制兩張或兩張以上的記賬憑證。

單式記賬憑證便于匯總計算每一個會計科目的發(fā)生額，便于分工記賬；但是填制記賬憑證的工作量變大，而且出現(xiàn)差錯不易查找。

記賬憑證按其是否經(jīng)過匯總，可以分為匯總記賬憑證和非匯總記賬憑證。

(一)匯總記賬憑證。

匯總記賬憑證是根據(jù)非匯總記賬憑證按一定的方法匯總填制的記賬憑證。匯總記賬憑證按匯總方法不同，可分為分類匯總和全部匯總兩種。

(1)分類匯總憑證。分類匯總憑證是根據(jù)一定期間的記賬憑證按其種類分別匯總填制的，如根據(jù)收款憑證匯總填制的“現(xiàn)金匯總收款憑證”和“銀行存款匯總付款憑證”；以及填制的“現(xiàn)金匯總付款憑證”和“銀行存款匯總付款憑證”；以及根據(jù)轉賬憑證匯總填制的“匯總轉賬憑證”都是分類匯總憑證。

(2)全部匯總憑證。全部匯總憑證是根據(jù)一定期間的記賬憑證全部匯總填制的，如“科目匯總圖表”就是全部匯總憑證。

(二)非匯總記賬憑證

非匯總記賬憑證，是沒有經(jīng)過匯總的記賬憑證，前面介紹的收款憑證、付款憑證和轉賬憑證以及通用記賬憑證都是非匯總記賬憑證。

原始憑證與記賬憑證之間存在著密切的聯(lián)系。原始憑證是記賬憑證的基礎，記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的。在實際工作中，原始憑證附在記賬憑證后面，作為記賬憑證的附件；記賬憑證是對原始憑證內容的概括和說明；原始憑證有時是登記明細賬戶的依據(jù)。

會計憑證的意義

任何單位，每發(fā)生一項經(jīng)濟業(yè)務，如現(xiàn)金的收付，物資的進出，往來款項的結算等等，經(jīng)辦業(yè)務的有關人員必須按照規(guī)定的程序和要求，認真填制會計憑證，記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的日期、經(jīng)濟業(yè)務的內容，并在會計憑證上簽名蓋章，有的憑證還需要加蓋公章，以對會計憑證的真實性和正確性負責任。一切會計憑證都必須經(jīng)過有關人員的嚴格審核，只有經(jīng)過審核無誤的會計憑證才能做為登記賬簿的依據(jù)。會計憑證的填制和審核，對于完成會計工作的任務，發(fā)揮會計在經(jīng)濟管理中的作用，具有十分重要的意義，歸納起來，有以下三個方面：

1、會計憑證是登記賬簿的根據(jù)

每個企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，會發(fā)生大量的、各種各樣的經(jīng)濟業(yè)務。會計部門要及時正確地記錄這些經(jīng)濟業(yè)務，必須依據(jù)會計憑證。每當發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，必須填制相應的會計憑證。一般地說，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生在哪里，會計憑證就在哪里填制。這樣可以正確及時地反映各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生及完成情況。隨著經(jīng)濟業(yè)務的執(zhí)行和完成，記載經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行和完成情況的會計憑證就按規(guī)定的流轉程序最終匯集到財務會計部門，成為記賬的基本依據(jù)。

2、審核會計憑證，可以更有效地發(fā)揮會計的監(jiān)督作用，使經(jīng)濟業(yè)務合理合法

通過會計憑證的審核，可以監(jiān)督各項經(jīng)濟業(yè)務的合法性，檢查經(jīng)濟業(yè)務是否符合國家的有關法律、制度，是否符合企業(yè)目標和財務計劃；檢查經(jīng)濟業(yè)務有無違法亂紀，違反會計制度的現(xiàn)象，有無鋪張、浪費、貪污、盜竊等損害公共財產(chǎn)的行為發(fā)生；可以及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟管理中存在的問題和管理制度中存在的漏洞，及時加以制止和糾正。以改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益。

3、會計憑證可以強化經(jīng)營管理上的責任制

任何一項經(jīng)濟業(yè)務活動，都要由經(jīng)管人員填制憑證并簽字蓋章，這樣，就便于劃清職責，加強責任感；并便于發(fā)現(xiàn)問題，查明責任，從而有利于加強與改善經(jīng)營管理，推行經(jīng)濟責任制。

會計憑證的裝訂

1、會計憑證裝訂前的準備會計憑證裝訂前的準備，是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據(jù)盡量粘在一起；同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨裝訂，如工資單、耗料單等，但在記賬憑證上應注明保管地點。原始憑證附在記賬憑證后面的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的面積大小來排序。 會計憑證經(jīng)過上述的加工整理之后，就可以裝訂了。

2、會計憑證的裝訂方法會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數(shù)，以及記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據(jù)，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。匯總裝訂后的會計憑證封面如表所示：

會計憑證封面

憑證種類：XX年度    本月共 冊之第 冊

本冊號數(shù)：自 號起至 號

本冊日期：自 月 日起至 月 日止

單位名稱：

會計主管：

會計：

裝訂：

會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1.5至50px為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業(yè)務量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀，在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。 有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法：裝訂起來簡單易行，這也很不錯。它的具體操作步驟如下：

(1)將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質地相同的紙(可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角，做護角線。

(2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。

(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然后將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。

(4)在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中端系上。

(5)將護角向左上側折，并將一側剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。

(6)向后折疊，并將側面和背面的線繩扣粘死。

(7)待晾干后，在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。